Coraz więcej firm, z którymi rozmawiamy, szuka kogoś, kto zajmie się wydarzeniem od początku do końca, a nie tylko jednym jego elementem. Zwykle zaczyna się od prostego pytania: kto ma pilnować, żeby w dniu eventu wszystko zagrało ze sobą. Z naszego doświadczenia wynika, że właśnie na tym pytaniu wiele organizacji się potyka.
W tym artykule opisujemy, z czego składa się event firmowy, gdzie najczęściej pojawiają się problemy i jak wygląda praca, kiedy za całość odpowiada jeden partner.
Z czego naprawdę składa się event
Dla gości wydarzenie jest jedną całością: przychodzą, bawią się, jedzą, słuchają. Z punktu widzenia organizatora to jednak wiele osobnych elementów, które trzeba dopasować do siebie w czasie i w przestrzeni. Do najważniejszych należą scena, nagłośnienie, oświetlenie, catering, program oraz obsługa na miejscu.
Kiedy każdy z tych elementów zamawia się osobno, organizator musi ustalić terminy z kilkoma firmami, przekazać każdej z nich te same informacje i pilnować, żeby się nie rozjechały. Wystarczy, że ekipa od nagłośnienia przyjedzie później niż catering albo oświetlenie nie będzie pasowało do sceny, a w dniu wydarzenia pojawia się chaos, którego goście nie powinni zobaczyć.
Jakie eventy realizujemy
Organizujemy eventy dla firm, zarówno plenerowe, jak i wewnętrzne. Mogą to być spotkania zespołów, integracje pracowników, firmowe uroczystości, jubileusze czy otwarcia. W obu przypadkach liczy się ta sama zasada: wydarzenie ma mieć jasny cel i być przygotowane tak, żeby ten cel faktycznie spełniło.
Własny sprzęt i catering, czyli jeden partner zamiast kilku
Mamy własny sprzęt, czyli sceny, nagłośnienie i oświetlenie, a do tego dostarczamy catering. Dla klienta oznacza to, że nie musi szukać osobno firmy od nagłośnienia, osobno od sceny i jeszcze osobno od cateringu, a potem pilnować, czy wszystko będzie gotowe o tej samej porze.
Jeden partner to także jedna odpowiedzialność. Jeśli coś w trakcie wydarzenia wymaga reakcji, klient wie, z kim rozmawiać, i nie musi ustalać, który z wykonawców za co odpowiada. To szczególnie ważne przy wydarzeniach plenerowych, gdzie czas montażu, warunki na miejscu i obsługa gości zależą od siebie bardziej niż w zamkniętej sali.
Jak zaczynamy planowanie
Pierwsze pytania, które zadajemy, nie dotyczą sceny ani menu, tylko celu. Chcemy wiedzieć, po co firma organizuje wydarzenie, kto będzie jego uczestnikiem, ile osób zaprosi, jaki ma budżet, na kiedy planuje event i gdzie ma się odbyć. Bez tych informacji nie da się dobrze dobrać zakresu, a przecież inaczej wygląda spotkanie zespołu, a inaczej uroczystość dla klientów i partnerów.
Dopiero na tej podstawie ustalamy koncepcję, program i listę potrzebnych elementów. Dzięki temu klient płaci za to, co faktycznie wspiera cel wydarzenia, a nie za dodatki, które wyglądają dobrze tylko na liście.
Event jako część wizerunku marki
Wydarzenie firmowe jest jednocześnie okazją do pokazania marki. Jeśli firma ma ustalony wygląd i sposób komunikacji, event powinien być z nimi zgodny: od oznakowania, przez dobór kolorów i oprawy, po sposób, w jaki prowadzony jest program. Dzięki temu goście zapamiętują wydarzenie jako coś, co pasuje do firmy, a nie jako oderwaną od niej imprezę.
To samo podejście, które stosujemy w marketingu, czyli jeden partner i spójne działanie, przenosimy na eventy. Wydarzenie można też połączyć z dokumentacją zdjęciową i filmową oraz materiałami do mediów społecznościowych, jeśli firma chce wykorzystać je później w komunikacji.
Najczęstsze błędy przy organizacji eventu
Kilka rzeczy powtarza się wyjątkowo często. Firmy zaczynają przygotowania zbyt późno i wtedy trudno w krótkim czasie zadbać o szczegóły, takie jak wybór miejsca czy sprzętu. Nie mają jasno określonego celu, więc program powstaje z przypadkowych pomysłów. Planują budżet bez rezerwy, a na końcu pojawiają się koszty, których nikt nie przewidział. Zlecają poszczególne elementy kilku wykonawcom bez jednej osoby, która nad tym czuwa. A przy wydarzeniach plenerowych często nie mają planu na złą pogodę.
Jak wygląda współpraca z nami przy organizacji eventu?
Event prowadzimy od pierwszej rozmowy o jego celu aż po dzień wydarzenia. Odpowiadamy za koordynację całości, więc klient rozmawia z jednym zespołem, a nie z kilkoma firmami naraz. Pracujemy z firmami z Rzeszowa i całego Podkarpacia, a zakres dopasowujemy do wielkości wydarzenia i do tego, ile elementów klient chce nam powierzyć, a ile ma już po swojej stronie.
Podsumowanie
Dobrze zorganizowany event to taki, w którym goście nie widzą pracy organizatora, a wszystko po prostu działa. Najłatwiej to osiągnąć, kiedy za scenę, nagłośnienie, oświetlenie i catering odpowiada jeden partner, a całość jest przygotowana według jednego planu i zgodna z wizerunkiem marki.
Jeśli w Twojej firmie szykuje się wydarzenie i chcesz sprawdzić, jak zorganizować je bez angażowania kilku wykonawców, zadzwoń lub napisz do nas. Porozmawiamy o szczegółach.
Najczęstsze pytania
Jakie eventy firmowe organizujecie?
Eventy dla firm, zarówno plenerowe, jak i wewnętrzne, na przykład spotkania zespołów, integracje, firmowe uroczystości, jubileusze czy otwarcia.
Co obejmuje organizacja eventu z jednym partnerem?
Zakres ustalamy indywidualnie. Może obejmować scenę, nagłośnienie, oświetlenie i catering, a także koncepcję i koordynację całego wydarzenia.
Od czego zacząć planowanie eventu firmowego?
Od celu wydarzenia, liczby uczestników, budżetu, terminu i miejsca. Na tej podstawie dobieramy zakres i program.
Czy do eventu można dodać zdjęcia i film?
Tak, jeśli firma chce wykorzystać wydarzenie w komunikacji. Zakres dokumentacji ustalamy razem z resztą eventu.